ค ม อการใช งาน ส าหร บน กศ กษาและบ คลากร สถาบ นเทคโนโลย ปท มว น

Transcription

1 ค ม อการใช งาน ส าหร บน กศ กษาและบ คลากร สถาบ นเทคโนโลย ปท มว น จ ดท าโดย ศ นย ภาษาและคอมพ วเตอร

2 สารบ ญ เน อหา หน า เร มต นการใช งาน Office เข าส หน าเร มต น Office การเป ดใช อ เมลด วย Outlook Web App... 3 การต งค า Outlook...5 บ ญช ผ ใช... 5 จ ดการอ เมล 8 กล ม... กล องจดหมายของไซต...7 การต งค า.. 7 โทรศ พท... 8 บล อคหร ออน ญาต... 8 แอป... 9 การใช งานปฏ ท น (Calendar) เพ มตารางการน ดหมาย 9 ข อม ลต ดต อ (People) การเพ มข อม ลผ ต ดต อ... 0 ต วด งข อม ลข าวสาร (Newsfeed)... การเปล ยนร ปประจาต ว.. แก ไขข อม ลส วนต ว.. การใช งาน OneDrive... 3 การสร างเอกสารใหม... 3 การอ ปโหลดเอกสาร. 5 การใช งานเอกสารท ได อ ปโหลดข นไว ท OneDrive... 6 การใช งาน Site... 7

3 เร มต นการใช งาน Office365. พ มพ ลงในเว บเบราว เซอร แล ว Enter จะ ปรากฏหน าต างเร มการใช งานด งภาพท ภาพท หน าต างเร มต นการใช งาน. เพ อเข าส ระบบ ในช องบ ญช ผ ใช ให ใส รห สน กศ กษาแล วตามด และในช องรห สผ านให ใส รห สผ านท ได ร บจากทางสถาบ น (เป นรห สเด ยวก นก บการเข า ใช อ นเตอร เน ต) () แล วคล ก Sign in หร อ ลงช อเข าใช () ภาพท การเข าส ระบบ

4 เข าส หน าเร มต น Office365 ในหน าน จะเป นหน าเร มต นสาหร บการใช งาน Office365 ใน PIT Mail ซ งจะ ประกอบไปด วยส วนต างๆ ด งน Outlook : เคร องม อการส อสารในร ปแบบจดหมายอ เล คทรอน กส Calendar (ปฏ ท น) : ปฏ ท นเพ อทาการน ดหมายต างๆ People (บ คคล) : ข อม ลต ดต อของเพ อนๆ ซ งสามารถเพ มข อม ลได หลากหลายร ปแบบ เช น สร าง รายบ คคล (Create Contact) หร อรายกล ม (Create Group) Newsfeed (ต วด งข อม ลข าวสาร) : ช องทางการส อสารเพ อแบ งป นก น ซ งการใช งานง ายมาก สามารถกด Like หร อ Reply เพ อตอบโต การสนทนาน นๆ บนหน าบล อคน น OneDrive : พ นท เก บข อม ลบนคลาวด ซ งน กศ กษาจะได ร บบ ญช ผ ใช ละ 5GB. ซ งใช งานง ายเพ ยง ลากและวาง รวมถ งการพร ว วก อนเป ดไฟล ได ด วย เพ มความสะดวกสบายให ก บผ ใช งานได เห นก อน การเป ดใช งาน Site (ไซต ) : สร างไซด ส วนต วง ายๆ หร อปร บใช เป นรายว ชาเพ อให น กศ กษาสาหร บทางานกล ม สามารถกาหนดส ทธ สมาช กได เช นก น ภาพท 3 เข าส หน าเร มต นการใช งาน Office365

5 3 การเป ดใช อ เมลด วย Outlook Web App เล อกแถบการใช งาน Outlook ด านบนขวา () ภาพท 4 การเข าใช งานอ เมล Outlook ในการเร มต นการใช งานคร งแรกระบบจะให ทาการต งค าภาษา() และ โซนเวลา() แล วกด บ นท ก(3) 3 ภาพท 5 การต งค าภาษาและเวลา

6 4 ภาพท 6 ระบบกาล งทาการบ นท กค าท ต งไว หน าเร มต นการใช งาน Outlook จดหมายใหม หร อ New Mail สาหร บการสร างอ เมลใหม () แถบ กล องจดหมายขาเข า หร อ Inbox ซ ายม อ เม อม อ เมลใหม เข ามา และสามารถสร างโฟลเดอร ใหม เปล ยนช อ ลบ ได ตามอ ธยาศ ยโดยการคล กขวาเม อวางเมาส ไว ท แถบ Inbox ภายใต ช อบ ญช ผ ใช () เน อหาของอ เมลจะแสดงท ด านขวาม อ หร อสามารถด บเบ ลคล กเพ อให เป ดข นมาท หน าใหม ได เช นก น (3) การ ตอบกล บ, ตอบกล บท งหมด หร อ ส งต อ สามารถท าได ท นท จากหน าเน อหาของเมล (4) 3 4 ภาพท 7 หน าเร มต น Outlook

7 5 การต งค า Outlook ท านสามารถปร บแต ง Outlook ให ตรงก บความต องการของท านได โดย เล อกท แถบเคร องม อ () จากน นเล อกท ต วเล อก () ภาพท 8 การต งค า Outlook งาน บ ญช ผ ใช เป นแถบเคร องม อท ใช ในการแก ไขข อม ลบ ญช การใช งานต างๆ คล กท บ ญช ผ ใช เพ อแก ไขข อม ลการใช ภาพท 9 หน าบ ญช ของผ ใช งาน

8 6 จากน นระบบจะแสดงหน าต าง ข อม ลบ ญช เพ อให ท านสามารถแก ไขข อม ลได ซ งประกอบไปด วยส วน ต างๆ ด งน. ร ปภาพ สามารถเปล ยนร ปท ใช แสดงในบ ญช ได ภาพท 0 แก ไขร ปภาพส วนต ว. ท วไป ค อ รายละเอ ยดช อของผ ใช งาน รวมถ งการแก ไขช อของผ ใช งาน ภาพท แก ไขข อม ลช อ

9 7 3. สถานท ต ดต อ แก ไขข อม ลเก ยวก บสถานท ต างๆ ภาพท ข อม ลสถานท ต ดต อ 4. หมายเลขท ต ดต อ แก ไขหมายเลขโทรศ พท ท สามารถต ดต อได ภาพท 3 หมายเลขท ต ดต อ

10 8 จ ดการอ เมล เป นเคร องม อท ใช จ ดการก บอ เมลต างๆท ง กฎกล องขาเข า การตอบกล บอ ตโนม ต รายงานการนาส ง นโยบายการเก บข อม ล ภาพท 4 การจ ดการ . กฎกล องขาเข า เป นการจ ดการก บกล องขาเข าโดยการกาหนดกฎเพ อแสดงจดหมายต างๆ ม ว ธ การใช งานด งต อไปน - เล อกท กฎกล องข อความ () หากท านต องการเพ มกฎใหม สาหร บกล องขาเข าของท านให คล กท เคร องหมาย + () ภาพท 5 สร างกฎใหม สาหร บข อความท ถ งท าน

11 9 ระบบจะแสดงรายการให ท านเล อก เพ อจ ดการก บจดหมายของท าน หร อเล อกท สร างกฎใหม สาหร บ ข อความท มาถ ง... (3) 3 ภาพท 6 สร างกฎสาหร บข อความท มาถ ง - ท หน าต างกฎกล องขาเข าใหม ให ท านกรอกช อของกฎในช องช อ () จาเป นต องเล อกกฎในช อง เม อ ม ข อความเข ามาและ () และระบ ส งท ต อง กระทาก บข อความน นๆ ในช อง ให ทาด งน (3) จากน น คล กท บ นท ก (4) 3 4 ภาพท 7 กฎกล องขาเข าใหม

12 0 - หล งจากเพ มกฎขาเข าเร ยบร อยแล วจะได ด งภาพท 8 ภาพท 8 เพ มกฎกล องขาเข าเสร จเร ยบร อย. รายงานการนาส ง ใช รายงานการนาส งสาหร บค นหาข อม ลเก ยวก บข อความท ท านได ส งหร อได ร บ ซ งท านสามารถกาหนดขอบเขตได ด วยตนเอง ภาพท 9 รายงานการนาส ง

13 3. นโยบายการเก บข อม ล สามารถควบค มระยะเวลาการเก บจดหมายของท านได ภาพท 0 นโยบายการเก บข อม ล กล ม ท านสามารถสร างกล มเพ อเผยแพร จดหมายระหว างสมาช ก () และสามารถ เข าร วมกล มก บสมาช ก ท านอ นได () ในกรณ ท ท านต องการสร างกล มสาหร บหน วยงานของท าน หร อ สร างอ เมลกลาง เพ อเป น ศ นย กลางการต ดต อระหว างเจ าหน าท และน กศ กษาภายในสถาบ น ท านสามารถ คล กท เคร องหมาย + (3) เพ อเพ มกล ม (กล มท สร างข นน สามารถร บจดหมายได จากภายใน สถาบ นเท าน น) 3 ภาพท กล มการแจกจ าย

14 . ช อท ใช แสดง () ช อท ใช แสดงควรเป นช อท จาง ายและส อความหมายถ งหน วยงานของท าน (ในกรณ ท สร างกล มสาหร บหน วยงาน). นามแฝง () จะปรากฏอย ทางซ ายม อของส ญล ในท อย อ เมลของกล มแจกจ าย 3. ท อย อ เมล (3) ท านสามารถเป นท อย อ เมลของท านได แต ย งคงได ร บจดหมายท ส งไปย งท อย เด ม 4. คาอธ บาย (4) ท านสามารถให คาอธ บายเก ยวก บกล มการแจกจ ายของท าน 5. เจ าของ (5) กล มท กกล มต องม เจ าของอย างน อยหน งท าน เพ อร บผ ดชอบในการจ ดการกล มหร ออาจคล ก ท เคร องหมาย + (6) เพ อเพ มผ ด แลได ภาพท การสร างกล มการแจกจ ายใหม เม อคล กท ป มบ นท กแล ว ท านสามารถแก ไข โดยการ เล อกท กล มท ต องการแก ไข จากน นคล กท ร ป ด นสอ () ด งภาพท 3 ภาพท 3 แก ไขกล ม

15 3 สาหร บแก ไขกล มการแจกจ าย โดยแบ งตามเมน ด งน - ท วไป สามารถแก ไขข อม ลช อกล ม นามแฝง ท อย อ เมล คาอธ บายได ภาพท 4 ข อม ลท วไปของกล ม - ความเป นเจ าของ สามารถเพ ม ลบ ผ ด แลกล มได ภาพท 5 การแก ไขความเป นเจ าของ

16 4 - การเป นสมาช ก สามารถเพ ม หร อ ลบ สมาช กท สามารถร บจดหมายท ส งมาย งกล มน ได ภาพท 6 การแก ไขสมาช กกล ม - การอน ม ต การเป นสมาช ก ภาพท 7 การอน ม ต การเป นสมาช ก

17 5 - การจ ดการการนาส ง ถ าค ณต องการจาก ดผ ท จะสามารถส งข อความไปย งกล ม โปรดเพ มผ ใช หร อ กล มลงในรายการด านล างเฉพาะผ ส งท ระบ เท าน นจะสามารถส งถ งกล มน และจดหมายท ผ อ นส งจะถ กปฏ เสธ ภาพท 8 การจ ดการการนาส ง - การอน ม ต ข อความ ข อความขาเข าจะได ร บการควบค มก อนการนาส งให กล ม ผ ควบค มสามารถ อน ม ต หร อปฏ เสธข อความได ภาพท 9 การอน ม ต ข อความ

18 6 - ต วเล อกอ เมล กล มท สามารถร บข อความท ส งไปย งท อย ด งกล าว ภาพท 30 ต วเล อกอ เมล - MailTips ส งข อม ลท ถ กต องไปย งบ คคลท เหมาะสมและตอบกล บอ เมลได อย างรวดเร ว MailTips จะแจ งเต อนค ณในท นท ถ งป ญหาด านการแจกจ ายท อาจเก ดข น และจะม ข นตอนด วน ท ท าให ค ณสามารถ ดาเน นการงานแบบหลายข นตอนท ค ณต องทาบ อยท ส ดได ด วยการคล กเพ ยงคร งเด ยว ภาพท 3 MailTips

19 7 กล องจดหมายของไซต กล องจดหมายของไซต จะช วยให ท านสามารถเข าถ งโครงการท งหมดท ม การเผยแพร ภายในสถาบ น ภาพท 3 กล องจดหมายไซต การต งค า เป นการต งค าสาหร บ จดหมาย ปฏ ท น และ ภ ม ภาค ม รายละเอ ยดการใช งาน เช น ลายเซ นอ เมล () ค อการสร างข อความท จะแนบท ายไปก บจดหมายท กฉบ บท ได ทาการส งออก ภาพท 33 ลายเซ นอ เมล

20 8 โทรศ พท เป นการต งค าการใช งานควบค ไปก บบนอ ปกรณ ม อถ อ ภาพท 34 การต งค าโทรศ พท บล อคหร ออน ญาต เป นการกาหนดความปลอดภ ยให ก บการร บส งจดหมาย ท านสามารถบล อคบ คคลท เป นอ นตรายหร อ ก อกวนท านได ภาพท 35 การต งค าบล อคหร ออน ญาต

21 9 แอป เป นการต งค าสาหร บแอพล เคช นซ งสามารถดาวน โหลดได ท Office Store ภาพท 36 การต งค าแอป การใช งานปฏ ท น (Calendar) ท านสามารถเข าใช งานปฏ ท นโดยการเล อกท แถบ ปฏ ท น () ระบบจะแสดงปฏ ท นในร ปแบบค า เร มต น ค อ แบบรายเด อน โดยว นท ในป จจ บ นจะม แถบส น าเง นข น () ท าน สามารถปร บเปล ยนร ปแบบการแสดงของปฏ ท นได ท งแบบ ว น ส ปดาห ท ทางาน ส ปดาห และเด อน (3) เม อท านต องการเพ มตารางการน ดหมายให คล กท เหต การณ ใหม (4) 4 3 ภาพท 37 ปฏ ท น

22 0 ข อม ลต ดต อบ คคล (People) เล อกท แถบ บ คคล (People) () ระบบจะแสดงรายช อผ ต ดต อของท าน () และท านสามารถ เพ มผ ต ดต อใหม ได โดยเล อกท ใหม (New) (3) 3 ภาพท 38 ข อม ลผ ต ดต อ การเพ มข อม ลผ ต ดต อ เม อเล อกท ใหม แล วระบบสามารถสร างการต ดต อได ท งแบบบ คคลและแบบกล ม ภาพท 39 เพ มข อม ลการต ดต อ

23 ต วด งข อม ลข าวสาร (Newsfeed) สามารถแก ไขข อม ลต าง ๆ เช นการเปล ยนร ปประจาต วของท าน เป นต น การเปล ยนร ปประจาต ว เม ออย ในหน า ต วด งข อม ลข าวสาร (Newsfeed) () ให ท านเล อกท เปล ยนร ปถ ายของ ค ณ (CHANGE YOUR PHOTO) () เพ อเปล ยนร ปท แสดง ภาพท 40 การเปล ยนร ปประจาต ว ระบบจะแสดงหน าต างข อม ลบ ญช เล อกท Browse~ () เพ อเปล ยนร ปประจาต วของท าน จากน น คล กท บ นท ก () ภาพท 4 ข อม ลบ ญช

24 แก ไขข อม ลส วนต ว ท านสามารถแก ไขข อม ลส วนต วของท านได โดยการเล อกท เก ยวก บฉ น (About me) () จากน น เล อกท แก ไขโปรไฟล ของค ณ (edit your profile) () เพ อแก ไขข อม ล ภาพท 4 แก ไขข อม ลส วนต ว ในหน า แก ไขโปรไฟล ของค ณ แบ งการแก ไขข อม ลส วนต วเป น 3 ห วข อใหญ ๆ ค อ ข อม ลพ นฐาน () ข อม ลท ต ดต อ () และ รายละเอ ยด (3) หล งจากท แก ไขข อม ล เร ยบร อยแล วให ท านเล อกท บ นท กท งหมด และป ด (4) เพ อบ นท ก 3 4 ภาพท 43 การแก ไขรายละเอ ยด

25 3 OneDrive การใช งาน OneDrive () เป นการใช งานเก ยวก บเอกสารและการเก บข อม ลต างๆ ย งสามารถ เผยแพร เอกสารไฟล ต างๆให สมาช กสามารถเข ามาดาวน โหลดและศ กษาเพ มเต มได ในหน า เอกสารของฉ น () ค อหน าสาหร บแสดงเอกสารต างๆท ท านได อ ปโหลด และย งสามารถสร างเอกสารข นใหม ได อ กด วย การสร างเอกสารใหม ท านสามารถสร างเอกสารใหม ได โดยการเล อกท ใหม (3) ส งเกตว า ในหน า เอกสารของฉ น () น จะ ม โฟลเดอร แชร ก บท กคน (4) อย ซ งเป น โฟลเดอร ท ใช สาหร บใช เผยแพร เอกสารสาหร บสมาช กท กท านภายใน สถาบ นเทคโนโลย ปท มว น หากท านต องการเผยแพร เอกสารให เล อกท โฟลเดอร น 3 4 ภาพท 44 OneDrive หร อ แหล งจ ดเก บเอกสาร ท านสามารถสร างเอกสารใหม ได เหม อนก บการสร างเอกสารของ Office ท วไป ซ ง ม ให เล อกท ง Word, Excel, PowerPoint เป นต น ในข นตอนน จะยกต วอย างการใช งาน เอกสาร Word () ภาพท 45 การสร างเอกสาร

26 4 เม อเล อกท เอกสาร Word แล วระบบจะสร างไฟล เอกสาร Word และต งช อให โดยอ ตโนม ต ในท น ค อ Document () (สามารถแก ไขช อไฟล ได ภายหล ง) และจะเข าส หน า Office365 ซ งม หน าตาและฟ งก ช นการ ใช งานคล ายคล งก บ Office ท เราใช งานอย ท วไป หากต องการออกจากหน า Office365 น ให คล กท ช อผ ใช ด าน ซ ายม อในท น ค อ นายช างกล ปท มว น () เพ อออกจากโปรแกรม โดยระบบจะทาการบ นท กไฟล ให เอง ภาพท 46 การใช งานเอกสาร Word ผ านเว บ Browser การแก ไขช อไฟล และ การลบไฟล เอกสาร ให คล กท หน าช อไฟล ท ต องการ () แล วเล อกแท ปเมน FILES () หากต องการแก ไขช อไฟล ให คล กท Edit properties (3) หากต องการลบไฟล ให คล กท Delete Document (4) 3 4 ภาพท 47 การแก ไขช อไฟล และ การลบไฟล เอกสาร

27 5 การอ ปโหลดเอกสาร สาหร บเอกสารท ต องการเผยแพร หร อ ต องการเก บเอกสารไว บน OneDrive ท านสามารถอ ปโหลด เอกสารได โดยลากไฟล เอกสารท ต องการมาใส ในหน าน ได เลย หร ออ กหน งว ธ โดยเล อกท Upload () ภาพท 48. การอ ปโหลดเอกสาร จะปรากฏหน าต างเพ อให เล อกไฟล ท ต องการอ ปโหลด โดยคล กท Browse~ () จากน นคล กเล อกไฟล แล วคล ก OK (3) 3 ภาพท 48. การอ ปโหลดเอกสาร (เล อกไฟล )

28 6 การใช งานเอกสารท ได อ ปโหลดไว ท OneDrive ว ธ ท คล กท หน าช อไฟล ท ต องการ () จากน นคล กท manage () ระบบจะแสดงหน าต างให ท าน เล อกเพ อจ ดการก บเอกสารของท าน ซ งประกอบไปด วยส วนสาค ญ ด งน - Edit Properties สาหร บแก ไขค ณสมบ ต ต างๆ ของเอกสาร เช น แก ไขช อไฟล - Edit in Browser สาหร บแก ไขเน อหาในเอกสาร - Download a Copy สาหร บดาวน โหลดสาเนาเอกสารเพ อเก บลงเคร องคอมพ วเตอร - Follow สาหร บต ดตามเอกสาร - Shared With สาหร บ แชร หร อการเผยแพร เอกสาร - Delete สาหร บลบไฟล เอกสาร ภาพท 49. การใช งานเอกสารท อย บน OneDrive ว ธ ท ว ธ ท ให คล กท Open Menu dialog for selected item (จ ดสามจ ดข างหล งช อไฟล หร อ โฟลเดอร ท ต องการ) () จากน นคล ก More actions (จ ดสามจ ดข างหล ง FOLLOW) () ภาพท 49. การใช งานเอกสารท อย บน OneDrive ว ธ ท

29 7 การใช งาน Site สามารถสร างท มไซด เพ อเป นกล มคอมม วน ต เฉพาะ เช น กล มงานพ เศษ กล ม รายว ชา กล มเพ อนคณะ หร อกล มก จกรรมอ นๆ สามารถสร างได มากกว า ไซต ต อบ ญช บ คคล สามารถสร าง Public Site เพ อเป นหน าเว บไซต ท สามารถเป ดเผยข อม ลให ก บสาธารณะได โดย สามารถทาได ไซต ภาพท 50 การใช งานไซต